Privatslivspolitik

OBS: Indbetaling af det årlige kontingent til KS betragtes som accept af KS privatpolitik

------------------------------------------------------------------------------------
Privatlivspolitik for KS Kunstforening Sønderhald (KS)
Data for seneste ajourføring af dokumentet: 04 maj 2020

KS dataansvarlige er den, personer der ifølge KS vedtægterne er valgt på generalforsamling til hvervet som Kasserer.
KS behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler dem.
Målet er, at sikre en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål. Vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
KS valgte kasserer er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktperson: Kasserer for KS
Mail: kssonderhald@gmail.com
Website: https://kunstforeningen-ks.dk/

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav

Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på instruktører:
• Håndtering af instruktørernes, hverv og pligter i foreningen
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Behandling af personoplysninger.

Vi behandler følgende personoplysninger
1) Medlemsoplysninger:
• Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mail og konto oplysning

2) Oplysninger om instruktører:
• Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mail og konto oplysning
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

3) Kontaktpersoner:
• Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mail

Indsamler af oplysninger.

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig, men i visse tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. ved indhentning af børneattester

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af relevante aktiviteter i foreningen
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som instruktør.

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Lønnede instruktører:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din fratrædelse af foreningen

Kontaktpersoner:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af vores relation i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for vores sidste kontakt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, instruktører og kontakter til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. Det samme gælder billeder.

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os på Kssonderhald@gmail.com, eller den til enhver tid siddende kasserer i KS
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Ved klager skal du henvende dig til Datatilsynet, der er myndighed på området

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Regler for billeder på hjemmesider, sociale medier, internettet eller på print.

Billeder af genkendelige personer er personoplysninger, der kan være både almindelige eller følsomme. KS skal derfor også overholde persondataforordningen og principperne for god databehandlingsskik, når KS ønsker at tage eller offentliggøre billeder af medlemmer, brugere, pårørende og andre.

KS skal som altid være forsigtige med at lægge billeder af medlemmer, brugere, pårørende – og særligt af børn – på nettet. Det er ikke alle billeder, KS må offentliggøre uden at få samtykke fra dem, der er på billederne.
Ved portrætbilleder skal KS altid have personens samtykke, før der lægger billeder ud.
Hvis formålet med at offentliggøre et billede er at vise en aktivitet eller en situation, kan KS gøre det i nogle tilfælde uden at indhente samtykke. KS er opmærksomme på, at der altid skal indhentes samtykke, hvis børn optræder på billedet. Det gælder uanset, om der er tale om et gruppe-, situationsbillede eller et portrætbillede.

Når KS offentliggør et gruppe- eller situationsbilleder uden samtykke, skal billedet være harmløst. Det vil sige, at den eller de personer, der er afbilledet ikke må føle sig udstillet, udnyttet eller krænket.

Gruppebillede: Et billede hvor KS medlemmer og evt. instruktør bliver opstillet og fotograferet.
Gruppebilleder bliver typisk anvendt til annoncering af kommende event, eller i forbindelse med udbredelse af kenskab til KS.

Situationsbillede: Et billede hvor medlemmer af KS er samlet til/om en begivenhed f.eks. værkstedsdag, weekendtur, KS arrangement mm.
Situationsbilledet bliver typisk anvendt på hjemmesiden, nettet og/eller sociale medier, eller i pressen.
KS respekterer hvis en person fortryder sit samtykke og ønsker billeder og/eller oplysninger fjernet fra hjemmeside, sociale medier mv.



Fortegnelse over behandling af personoplysninger i en amatørforening

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en amatørforening i medfør af persondataforordningen. Amatørforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).

 

Den sidste kolonne skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen.
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:

 

KS Kunstforeningen Sønderhald
Nyvangsvej 40
8061 Auning

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 04 maj 2020



1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
Følgende bestyrelsesmedlem:
Kasserer

2. Hvad er formålene med behandlingen

 

a) Varetagelse af medlemsforhold og ansattes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning

b) Indhentelse af børneattester
c) Udbetaling af godtgørelser

 

 

a) Navn
b) Adresse
c) Telefon
d) Fødselsdato
e) E-mail
f) Konto oplysning

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
a) CPR-nummer-
b) Oplysning om strafbare forhold

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
a) Medlemmer
b) Instruktører
c) Kontaktpersoner

5. Hvem videregives oplysningerne til?

a) Ved indhentning af børneattester videregives CPR-nummer til politiet.
b) Kontooplysninger på medlemmer videregives ikke.
c) Ved ansættelse af instruktør videregives personoplysninger

6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
a) Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 1 år efter tilhørsforholdets ophør.
b) For lønnede instruktører vedkommende opbevares oplysningerne i op til 3år efter arbejdets ophør
c) For kontaktpersoner opbevares oplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for vores sidste kontakt
d) Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
e) CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 3 år fra regnskabsårets udløb
f) Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke og så længe der er medlemmer under 18 år

7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?
Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen på en harddisk, der er beskyttet af Password.
Kontaktoplysning som navn, adresse, tlf.nr og E-mail opbevares i foreningens Mailkonto (Gmail) der er beskyttet af Password som kun KS siddende bestyrelse kender.

8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi Politiet og Datatilsynet

9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT systemer?
Vores IT-system kan følgende:
a) Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt mindst en gang om året
b) Manuel udførelse af kontrol og ajourføring af data mindst en gang om året.
c) Manuel fornyelse af password mindst en gang om året